Privacybeleid

Deze privacyverklaring is van toepassing op alle activiteiten van alle Oxfam entiteiten actief in België, waarbij jouw persoonlijke gegevens worden verwerkt, zowel offline als online.  Hieronder vallen ook de websites Oxfam.be, Oxfamsol.be, Oxfamwereldwinkels.be, Oxfamfairtrade.be, Copain.oww.be, oxfambelgie.be, oxfamtrailwalker.be, oxfampaktuit.be en subsites (hierna: de “Websites”); we zijn niet verantwoordelijk voor het privacy beleid van andere sites en bronnen.

Via deze privacyverklaring word je op de hoogte gebracht van de verwerkingsactiviteiten die wij kunnen doorvoeren met jouw persoonsgegevens. Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring te allen tijde aan te passen. Elke substantiële wijziging zal duidelijk gemeld worden en we raden derhalve aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen.

Iedere verwijzing in deze privacyverklaring naar de ‘AVG’ is een verwijzing naar de Verordening van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (Algemene Verordening Gegevensbescherming). We gebruiken en verwerken jouw persoonsgegevens in overeenstemming met de AVG en andere relevante wetsbepalingen.

Indien je na het lezen van deze privacyverklaring nog vragen hebt of je wenst jouw rechten uit te oefenen, kan je Oxfam België contacteren via volgende coördinaten: Contactgegevens

Indien jouw vraag specifiek betrekking heeft op een van de Oxfam entiteiten, zal Oxfam België het nodige doen om deze door te geven aan de betrokken entiteit.

1. Wie zijn we?

Oxfam is een wereldwijde beweging tegen armoede en onrecht.

Wij leveren als Oxfam Solidariteit noodhulp in crisissituaties, steunen ontwikkelingsprogramma’s op lange termijn, doen onderzoek en voeren campagne om langetermijnoplossingen voor armoede en onrecht te bekomen. Wij houden ons bezig met actuele onderwerpen als honger, vluchtelingen, belastingontwijking, vrouwen- en mannenrechten en klimaatverandering.

Als Oxfam Wereldwinkels maken we consumenten bewust van onrechtvaardige wereldhandel en zetten we ons in om dit uit te roeien. Consumenten stimuleren om voor eerlijke producten te kiezen is volgens Oxfam-Wereldwinkels de beste manier om daarin te slagen.

Via Oxfam Fair Trade ondersteunen wij coöperaties van landbouwers door hun producten op de markt te brengen onder het Fair Trade label en eerlijke handel na te streven.

Deze Oxfam entiteiten werken samen binnen het overkoepelende Oxfam België.

De gegevens van de verschillende entiteiten zijn als volgt:

OXFAM BELGIE vzw
Vier-Windenstraat 60
1080 Brussel
Ondernemingsnummer: 0743.875.974

OXFAM SOLIDARITEIT vzw
Vier-Windenstraat 60
1080 Brussel
Ondernemingsnummer: 0408.643.875
Algemeen onthaal: oxfamsol@oxfamsol.be – 02.501.67.00
Schenkersonthaal: OBE.fundraising@oxfam.org – 02.501.67.33

OXFAM WERELDWINKELS vzw (voor particulieren en vzw’s)
Ververijstraat 17
9000 Gent
Ondernemingsnummer 0415.365.777
info@oww.be – 09.218.88.99

OXFAM FAIR TRADE cv (voor bedrijven en leveranciers)
Ververijstraat 15
9000 Gent
Ondernemingsnummer 0453.066.016
info@oft.be – 09.218.88.55

Naar de voornoemde Oxfam entiteiten wordt hierna ook gezamenlijk verwezen als “Oxfam”, “Wij” en “Ons”.

Elke Oxfam entiteit treedt op als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke voor hun eigen activiteiten en de verwerking van persoonsgegevens in het kader daarvan, doch in het kader van het contactenbeheer treden wij op als gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijken nu wij dit centraal en gezamenlijk organiseren.

Wij hebben tevens een Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die waakt over de bescherming van jouw gegevens. Je kan hem eveneens contacteren via privacy@oxfamsol.be.

2. Hoe worden jouw persoonsgegevens ingezameld of verkregen en van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Iedere persoon die onze werking ondersteunt of potentieel zal ondersteunen met een financiële bijdrage (hierna de “Donateur”) of door zich vrijwillig te engageren (hierna de “Vrijwilliger”) dan wel door zich te engageren om ons campagne te helpen voeren (hierna de “Campaigner”), iedere persoon die de Websites of ons bezoekt (hierna de “Bezoeker”), iedereen die een leveranciersrelatie met ons onderhoudt (hierna de “Leverancier”), alsook eenieder die gebruik maakt van onze diensten (hierna de “Klant”) of deelneemt aan onze projecten, evenementen en activiteiten of onze nieuwsbrief/nieuwsbrieven wil ontvangen (hierna de “Deelnemer”), geeft bepaalde persoonsgegevens vrij. Naar de Donateur, Vrijwilliger, Campaigner, Bezoeker, Klant, Leverancier of Deelnemer en ieder andere persoon die persoonsgegevens vrijgeeft aan Oxfam, wordt hierna gezamenlijk verwezen als de “Betrokkene”.

• We kunnen in de eerste plaats persoonsgegevens (on)rechtstreeks van Betrokkenen verkrijgen: bv. als je een gift doet, goederen schenkt aan of een aankoop doet in onze winkels, je je aanmeldt voor onze evenementen of acties als Deelnemer of Vrijwilliger of supporter, als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief of tijdschrift, als je Oxfam opneemt in jouw testament, als je een formulier invult (offline of op een van de websites van Oxfam) of op ons actie-en petitieplatform of als je op een of andere manier met ons communiceert, dan wel jouw gegevens publiek beschikbaar gesteld hebt (op publiek toegankelijke sociale media, op toegankelijke sites, in de media, etc.).

• We kunnen in de tweede plaats persoonsgegevens ook onrechtstreeks van Betrokkenen verkrijgen: bv. wanneer je je gegevens meedeelt aan een organisatie die voor ons deze inzamelt, zoals een straatwervingsbedrijf.

• In de derde plaats kunnen wij persoonsgegevens van derden ontvangen: soms valideren of combineren wij persoonsgegevens met informatie uit externe bronnen om onze database up-to-date te houden. Soms huren wij ook adresbestanden van derde partijen voor specifieke campagnes. In dergelijk geval vragen we wel van deze derde partij om ons te verzekeren dat je correct geïnformeerd werd over het delen van jouw gegevens.

• In de vierde plaats verkrijgen we ook persoonsgegevens van Bezoekers van de Websites via cookies en soortgelijke technologieën (zoals bv. pixels). Wij kunnen zo gegevens verzamelen, vastleggen en verwerken over jouw gebruik van onze Websites.

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERWERKEN WIJ?

Wij verbinden ons ertoe enkel die persoonsgegevens te verzamelen en te verwerken die ter zake dienend zijn en noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor zij worden verwerkt. In het kader van onze doeleinden (zie nr. 4) kunnen we volgende (categorieën) persoonsgegevens van je vragen, opslagen, verzamelen en verwerken:

Klanten

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam);

• Contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres);

• Specifieke gegevens voor de uitvoering van de activiteit (zoals keuze workshop, facturatiegegevens) of het leveren van de dienst (adres, bestelling, ...);

• Financiële identificatiegegevens (bankgegevens).

Leveranciers

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, bedrijfsnaam waar werkzaam, KBO/BTW nummer, ...);

• Contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres);

• Specifieke gegevens voor de aankoop van goederen of het leveren van diensten (adres, bestelling, ...);

• Financiële identificatiegegevens (bankgegevens).

Donateurs

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, adres, inloggegevens);

• Financiële identificatiegegevens (bankrekeningnummer, historiek van de stortingen).

Vrijwilligers

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, rijksregisternummer, eventuele aanvullende profielgegevens indien relevant voor vrijwilligersengagement);

• Contactgegevens (adres, telefoonnummer en/of faxnummer en e-mailadres);

• Persoonlijke eigenschappen (geslacht, geboortedatum en –plaats, nationaliteit);

• Specifieke informatie met betrekking tot het vrijwilligersstatuut (vrijwilligersfunctie –en engagementen)

• Persoonlijke voorkeuren (voorkeurswereldwinkel, voorkeurevenement, ...);

• Financiële identificatiegegevens (rekeningnummer).

Campaigners

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam);

• Contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres);

• Specifieke gegevens voor de uitvoering van de campagne/conferentie/actie.

Bezoekers

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam, jouw bedrijf);

• Contactgegevens (adres, e-mailadres);

• Persoonlijke eigenschappen (geslacht, geboortedatum);

• Persoonlijke voorkeuren (interesse in thema’s of producten, voorkeuren Wereldwinkel, ...);

• Elektronische identificatiegegevens (logingegevens, IP-adres, surfgedrag, taalvoorkeur, verzonden e-mails, open- en doorklikgedrag van de verzonden nieuwsbrieven).

Deelnemers

• Persoonlijke identificatiegegevens (naam, voornaam);

• Contactgegevens (adres, telefoonnummer en e-mailadres);

• Persoonlijke eigenschappen (geslacht, geboortedatum en –plaats, nationaliteit);

• Gezondheidsgegevens (wanneer vereist voor de deelname aan een sportief evenement).

Hiernaast verwerken wij ook foto’s en video’s. Wij respecteren naast de AVG in dit verband ook de wetgeving aangaande het portretrecht (recht op afbeelding). We zullen je altijd toestemming vragen als we een foto van je maken en je toestemming vragen om deze te publiceren of verspreiden, behoudens de in de wet voorziene gevallen waar er geen uitdrukkelijke toestemming nodig is.

Wij verwerken enkel en alleen persoonsgegevens van kinderen (waaronder we begrijpen personen jonger dan 16 jaar) indien daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Naast gezondheidsgegevens (zie hoger) om welbepaalde redenen, verwerken we in principe geen gevoelige gegevens.

4. VOOR WELKE DOELEINDEN VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS EN OP WELKE GRONDSLAG?

In onderstaande tabel geven we een overzicht van welke doeleinden wij nastreven bij de verwerking van persoonsgegevens en op basis van welke grondslag(en) dit gebeurt.

Klant

• Doeleinde Klantbeheer (administratie, opvolgen en bezorgen bestellingen, facturatie, ondersteuning en after sales opvolging, klachtenbeheer, deelname aan activiteiten, etc.)
• Grondslag Uitvoeren van een overeenkomst

 
Leverancier

• Doeleinde Leveranciersbeheer
• Grondslag Uitvoeren van een overeenkomst

Vrijwilliger

• Doeleinde Vrijwilligersbeheer (communicatie rond engagement, tekenen vrijwilligersovereenkomst, uitbetaling onkostenvergoeding, etc.)
• Grondslag Uitvoeren van een overeenkomst

Betrokkene Deelnemer

• Doeleinde Deelnemersbeheer (communicatie rond deelname aan evenement, inschrijvingen, organisatie evenement, etc.)
• GrondslagUitvoeren van een overeenkomst

Donateur

• Doeleinde Beheer giften en testamenten (registratie, verwerking, ev. domiciliëring regelen, fiscaal attest bezorgen, communicatie over actie/campagne waaraan deelgenomen, etc.)
• Grondslag Uitvoeren van een overeenkomst

Campaigner

• Doeleinde Beheer en organisatie campagne (communicatie rond campagne, conferentie of actie)
• Grondslag Uitvoeren van een overeenkomst

Donateur

• Doeleinde Doorgifte gegevens fiscaal attest overheid
• Grondslag Wettelijke verplichting

Vrijwilliger, Deelnemer, Bezoeker

• Doeleinde  Noodsituatie
• Grondslag Vitaal belang

Bezoeker

• Doeleinde Beantwoorden van vragen tot informatie aan ons gesteld
• Grondslag Toestemming

Potentiële Donateur (legaten)

• Doeleinde Informatie verstrekken over legaten
• Grondslag Toestemming

Betrokkenen

• Doeleinde Nieuwsbrief Oxfam Fair Trade of mailings Oxfam Fair Trade i.k.v. specifieke (partner)acties/topics, nieuwsbrief Oxfam België of mailings Oxfam België i.k.v. specifieke acties/topics
• Grondslag Toestemming

Campaigner, Donateur

• Doeleinde Mailings over urgenties in fondsenwerving
• Grondslag Toestemming

Donateur Oxfam Pakt Uit

• Doeleinde Nieuwsbrief, urgenties in fondsenwerving
• Grondslag Gerechtvaardigd belang (kenbaar maken van Oxfam en activiteiten aan specifieke groep Donateurs)

(Potentiële) Klant Oxfam Fair Trade

• Doeleinde Specifieke mailings over Oxfam Fair Trade of een bepaald onderwerp van Oxfam Fair Trade
• Grondslag Gerechtvaardigd belang (kenbaar maken van producten wanneer interesse getoond in producten van Oxfam Fair Trade)

Deelnemer en Vrijwilliger Oxfam Trailwalker

• Doeleinde Nieuwsbrief Oxfam Trailwalker
• Grondslag Gerechtvaardigd belang (op de hoogte houden van ontwikkelingen op vlak van Oxfam Trailwalker)

(potentiële) Donateur of Deelnemer

• Doeleinde Werven en verzamelen van giften en voeren van campagnes, versturen persberichten, magazines, berichten rond educatieve acties, scholennieuwsbrief, specifieke acties, subsidiëring.
• Grondslag Gerechtvaardigd belang (noodzaak fondsenwerving voor financiering goede doelen en non-profitwerking, waarvoor fondsenwerving en campagnes noodzakelijk zijn)

Bezoeker, Vrijwilliger, Deelnemer, Klant, Donateur

• Doeleinde Analyses en statistieken (surfgedrag, open en clicks nieuwsbrieven, enquêtes, marktonderzoek, studies, tests)
• Grondslag Gerechtvaardigd belang

Bezoeker, Vrijwilliger, Deelnemer, Klant, Donateur, Campaigner

• Doeleinde Bestrijding fraude en misbruiken, veiligheid (via bewakingscamera’s)
• Grondslag Gerechtvaardigd belang

5. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING?

Oxfam neemt geen automatische besluitvorming – al dan niet op basis van profilering – waaraan rechtsgevolgen zijn verbonden voor jou of waarbij zulk besluit je in aanmerkelijke mate treft.

Soms doen we manuele besluitvorming en profilering om je voor jou relevante informatie te bezorgen, bijvoorbeeld voor een specifieke fondsenwervingscampagnes schrijven we enkel personen aan op basis van specifieke profielen, zoals de gifthistoriek, de leeftijd of persoonlijke voorkeuren.

6. WORDEN JOUW GEGEVENS GEDEELD MET DERDEN?

Oxfam verkoopt of verhuurt jouw persoonsgegevens niet aan derde partijen. Wel delen we soms persoonsgegevens als je daarvoor toestemming gaf of wanneer dat nodig is voor het uitvoeren van onze missie of als wij daartoe door de wet of door andere reglementeringen verplicht zijn.

Daarnaast maken we in bepaalde gevallen gebruik van systemen of diensten van leveranciers, zogenoemde verwerkers, die namens ons persoonsgegevens verwerken. In alle gevallen zorgen wij ervoor dat deze partijen voldoende waarborgen bieden op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging.

Wij doen zo beroep op de volgende categorieën van gegevensverwerkers: 

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor marketingdoeleinden (bijv. het verspreiden van  magazines);

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor ICT-technische ondersteuning en hostingdoeleinden;

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor administratieve doeleinden (bijv. verzorgen van de boekhouding, bewaren van verkoops- en voorraadgegevens, bewaren van gegevens rond schenkingen en verzorgen van contacten met leveranciers);

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor communicatiedoeleinden (bijv. verzorgen en verspreiden van nieuwsbrieven, enquêtes en uitnodigingen, ontwikkelen van websites, marktonderzoek, etc);

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor logistieke doeleinden (bijv. order picking, levering, etc.);

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor analytische doeleinden;

• Bedrijven die we hebben ingeschakeld voor betalingsdoeleinden.

7. INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN PERSOONSGEGEVENS?

Het is mogelijk dat jouw persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt (bv. via een verwerker) of gedeeld worden binnen het internationale Oxfam-netwerk. In dat geval zorgen wij er via contractuele of andere maatregelen voor dat die gegevens daar een passend beschermingsniveau genieten vergelijkbaar met de bescherming die zij in de EER zouden genieten, conform de Europese regelgeving, zoals bv. het hanteren van de standaardbepalingen van de Europese Commissie en het nemen van bijkomende maatregelen.

8. BEVEILIGING VAN JOUW PERSOONSGEGEVENS? 

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om de persoonsgegevens die we verwerken te beschermen. Wij maken gebruik van verschillende adequate beveiligingstechnologieën en -procedures om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, gebruik of openbaarmaking. Wij zorgen ervoor dat de aangeleverde persoonsgegevens veilig bewaard worden in een gecontroleerde omgeving. 

Concreet hebben wij o.a. de volgende maatregelen genomen: 

• Alle personen die in het kader van onze verwerkingsdoeleinden in contact komen met jouw gegevens, zijn gehouden tot de geheimhouding daarvan; 

• We maken gebruik van een beveiligde server en netwerk infrastructuur; 

• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op onze systemen; 

• We zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is; 

• We maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten; 

• We informeren onze medewerkers en vrijwilligers over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. 

9. HOE LANG BEWAREN WIJ JOUW PERSOONSGEGEVENS? 

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig is om het doel te realiseren waarvoor we ze verzamelen of tot de aanvraag tot niet meer gebruiken of verwijdering van de Betrokkene. De bewaartermijn kan dus per doel verschillen, en kan soms heel kort zijn.  

Concreet wordeoonsgegevens naar algemene regel bijgehouden als volgt:

• Klanten, Leveranciers, Donateurs, Deelnemers OTW: tot maximum 10 jaar na laatste contact; 

• Bezoekers: (niet-geanonimiseerd) 3 maanden 

• Deelnemer campagne-activiteiten: maximum 3 jaar 
  Campaigners: maximum 3 jaar 

• Educatieve contacten: maximum 5 jaar 

• Nieuwsbrieven: tot het moment van uitschrijving; 

• Vrijwilligers: tot maximum 5 jaar na het stopzetten van het vrijwilligersengagement.  

10. Jouw rechten

Je hebt verschillende rechten die je kan uitoefenen door contact op te nemen met Oxfam België via de hogerstaande contactgegevens.

• Recht op informatie en inzage

Je hebt het recht inzage te krijgen in de doeleinden van de verwerking, de categorieën persoonsgegevens, de categorieën van ontvangers waarnaar de persoonsgegevens worden gestuurd, de criteria die de periode van gegevensbewaring bepalen, de rechten die je kan uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens, enz.

• Recht op rectificatie van persoonsgegevens

Inaccurate of onvolledige informatie kan verbeterd worden. Om jouw gegevens up-to-date te houden vragen we je om ons elke wijziging te melden.

• Recht op het wissen van jouw persoonsgegevens

Je hebt tevens het recht om de verwijdering van jouw persoonsgegevens te bekomen, tenzij wij verplicht zijn (bv. bij wet) om ze verder te blijven verwerken.

• Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Je hebt het recht om de door jou aan ons verstrekte persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm te verkrijgen. Daarnaast heb je het recht om deze persoonsgegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, tenzij dit technisch onmogelijk is.

• Recht op beperking van de verwerking

In sommige gevallen heb je het recht om beperkingen van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen. Dit geldt zeker in geval van een geschil met betrekking tot de accuraatheid van persoonsgegevens, als de persoonsgegevens noodzakelijk zijn in het kader van een juridische procedure of gedurende de tijd die wij nodig hebben om vast te stellen dat je geldig jouw recht tot verwijdering kan uitoefenen.

• Recht om bezwaar te maken (o.a. voor direct marketing/profilering)

Je hebt het recht je te allen tijde te verzetten tegen het verwerken van jouw persoonsgegevens voor ‘direct marketing’ doeleinden, profileringsdoeleinden of doeleinden die voortvloeien uit onze gerechtvaardigde belangen. Wij zullen, in geval van bezwaar bij de verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, ophouden jouw persoonsgegevens te verwerken tenzij wij kunnen aantonen dat er dwingende wettelijke redenen zijn tot het verwerken van jouw persoonsgegevens die primeren op jouw recht om je te verzetten.

• Recht op het intrekken van jouw toestemming

Je hebt het recht om te allen tijde jouw toestemming in te trekken, bijvoorbeeld wanneer je deze hebt gegeven voor direct marketing doeleinden. Je kan dit doen door met ons contact op te nemen, doch ook door jouw voorkeuren aan te passen/ gebruik te maken van de uitschrijfmogelijkheid onderaan elektronische nieuwsbrieven.

• Mogelijkheid tot het indienen van een klacht

Indien je een klacht hebt over hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan, verzoeken wij je deze aan ons kenbaar te maken. Wij proberen dan zo snel mogelijk tot een oplossing te komen.

Oxfam heeft een Functionaris Gegevensbescherming (Data Protection Officer) aangesteld die waakt over de bescherming van je gegevens. Je kan hem contacteren bij klachten in het kader van GDPR via OBE.privacy@oxfam.org.

Het staat je evenwel vrij om ook een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
contact@apd-gba.be